在协会管理过程中，都会建立会员档案，而会员档案，一般除了纸质的相关资料外，还会要求会员单位提供相关电子版的会员信息，然后由协会整理成一份电子表格形式的会员档案表，而在大多数协会中，会员档案信息表一直存在管理难、更新难、统计难的问题，导致协会成立时间久了之后协会的会员资料一片混乱，想要下手整理就会觉得无从下手，结果就是越来越乱。

而造成会员档案管理混乱的原因，主要有：

协会会员档案信息表多数采用电子表格Excel、WPS等工具进行管理，这种工具操作简单，信息得录入也很方便，学习零成本。但是存在一个问题就是这类电子表格都是独立的文件存储与计算机中，谁需要就复制一份，谁都可以改，谁都可以复制，传来传去，导致最终不知道谁手上的版本是最新，最全的。

协会成立时间长，会员单位进进出出的，导致列表中数据越来越多，文件打开慢，查询效率低，而且会出现大量无用的，冗余的旧数据，又不能删，又没有用，让整理表格人人员头疼。

会员单位信息变更频繁，协会没有即时同步更新会员联系信息，关键时候找不到人，烦！

一旦出现协会会员档案信息混乱，就会让协会的工作人员的效率变得极为低下，从而导致协会的各项工作都会不同程度受到影响。

而其实，要解决这个问题，协会只需要一套可以让会员单位也可以参与进来对自己资料进行管理的协会信息化管理系统即可。

信息化管理系统，系统结合互联网、云计算、大数据等先进技术，集会员管理、会议回执、培训教育、评优评先、选举计票、信息推送、行政办公等功能为一体，为协会日常事务管理提供强有力的信息化支撑。

通过会软之家，协会建立起会员信息管理平台，通过平台，建立完善的协/商/学会会员电子档案体系，所有的会员信息进行唯一化数字存储，实现会员档案的标准化管理，会员资料的快速检索，会员名单的自动整理，信息变更自动同步。

同时，会软之家提供会员单位自助网上办事平台。会员单位如果单位的基本信息，联系人信息等，直接登录办事平台，修改后，提交到协会管理后台，协会人员后台审核，一键通过后，系统自动更新到系统所有使用这些信息的平台，保证系统中会员单位的信息的唯一、准确。

而协会内部如果需要查阅会员资料，也只需要登录系统查询即可，而不是传统的需要复制拷贝表格来查，这样，既能保证查询的数据是统一的，又能保证查询到的数据是最新的最全的。

除此之外，还提供新会员在线入会申请功能，让新入会的会员自助在系统中完成相关资料的填写和提交，在会员提供纸质资料并入会成功之后，协会办事人员只需要一键审核通过，即可将新会员的的信息添加到会员档案中，省时省力！